Kantoor Bezettingsgraad in de Di/Do Economie

De manier waarop we kantoren gebruiken is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Waar vroeger de vijfdaagse werkweek grotendeels op kantoor werd doorgebracht, zien we nu een heel ander patroon. Medewerkers kiezen hun kantoordagen steeds bewuster, en dat leidt tot opvallende pieken op dinsdag en donderdag. De rest van de week zijn kantoren aanzienlijk rustiger.

Dit fenomeen wordt inmiddels breed herkend en heeft zelfs een naam gekregen: de di/do-economie. Wanneer je de bezettingsgraad van een kantoor in een grafiek zet, zie je twee duidelijke bulten en daartussen een dal. Het doet denken aan de vorm van een kameel, vandaar dat steeds vaker wordt gesproken over de kantoorkameel.

Dit patroon is niet alleen zichtbaar binnen organisaties, maar ook op de weg. De filedruk in Nederland is op dinsdag en donderdag het hoogst, terwijl maandag en vrijdag aanzienlijk rustiger zijn. De vraag is: wat betekent dit voor werkgevers, werknemers en het gebruik van kantoorruimte? En vooral: hoe kun je als organisatie slim omgaan met dit nieuwe ritme?

Wat is de di/do-economie precies?

De di/do-economie is een gevolg van de verschuiving naar hybride werken. Sinds de coronapandemie is het thuiswerken ingeburgerd geraakt. Veel organisaties hebben dit structureel gemaakt: medewerkers werken een deel van de week thuis en een deel op kantoor.

Uit gewoonte, gemak en sociale redenen kiezen veel teams ervoor om fysieke vergaderingen en teambijeenkomsten te plannen op dinsdag of donderdag. Deze dagen liggen gunstig in de week: dicht genoeg bij het begin om projecten op te starten, maar ook dichtbij het einde om de week af te ronden.

De andere dagen hebben een ander karakter:

• Maandag: vaak een dag om rustig op te starten, mails bij te werken of vanuit huis focuswerk te doen.

• Woensdag: populair als deeltijd- of thuiswerkdag, zeker bij ouders met jonge kinderen.

• Vrijdag: de dag waarop medewerkers graag thuis afronden of het weekend eerder laten beginnen.

Het resultaat is voorspelbaar: een enorme concentratie van werk en aanwezigheid op dinsdag en donderdag, en opvallend lege kantoren op maandag en vrijdag. In bezettingsdata levert dit een kameelvormige curve op.

Waarom is dit een probleem?

Op het eerste gezicht lijkt het niet erg dat mensen hun werkdagen flexibel indelen. Maar de gevolgen zijn groot:

1. Piekbelasting op dinsdagen en donderdagen
   Medewerkers klagen dat er “nooit genoeg werkplekken” zijn. Teams vinden geen vergaderruimte meer. Dit zorgt voor stress en frustratie, zelfs al staan er op maandag en vrijdag tientallen plekken leeg.

2. Onderbenutting van kantoorruimte
   Gemiddeld staat 40–60% van de werkplekken leeg. Toch ervaren medewerkers een tekort. Voor organisaties betekent dit dat dure vierkante meters niet optimaal worden benut.

3. Mismatch tussen reserveringen en gebruik
   Vergaderruimtes worden geboekt en vervolgens niet gebruikt, of ze worden bezet door veel minder mensen dan waarvoor ze bedoeld zijn. Grote zalen blijven halfleeg, terwijl kleine ruimtes structureel te weinig beschikbaar zijn.

4. Beslissingen gebaseerd op anekdotes
   Managers en medewerkers baseren zich op persoonlijke ervaringen: “het is altijd druk” of “er zijn nooit genoeg plekken”. Zulke uitspraken zijn herkenbaar, maar geven geen objectief beeld.

Kortom: de di/do-economie maakt kantoren tegelijkertijd te druk én te leeg.

Startpunt: meten = weten

De oplossing begint bij objectieve data. Veel organisaties voeren discussies op basis van gevoel en losse klachten. Die gesprekken lopen vaak vast: de een vindt het te druk, de ander ziet lege ruimtes. Beide hebben gelijk vanuit hun perspectief, maar zonder feiten blijft het gissen.

Meten door sensoren biedt uitkomst. Met plug-and-play sensoren kan binnen drie maanden een betrouwbaar beeld worden opgebouwd van de feitelijke bezettingsgraad. Dit werkt laagdrempelig: sensoren hangen discreet in plafonds of aan wanden, zonder ingrijpende installatie.

Naast sensordata zijn er andere bronnen die inzicht geven:

• Workplace Sensors: Real time inzichten in het aantal personen op kantoor en vergaderruimten

• Reserveringssystemen: wie heeft welke ruimte geboekt en hoeveel no-shows zijn er?

• Toegangsbadges: aantal medewerkers dat het gebouw binnenkomt.

Door deze gegevens slim te combineren ontstaat een compleet en objectief beeld van hoe het kantoor écht wordt gebruikt.

Diagnoses die wij vaak zien

Bij PLEQ werken we dagelijks met organisaties die met dit vraagstuk worstelen. Uit honderden metingen zien we steeds dezelfde patronen terugkomen.

1. Grote vergaderzalen zijn structureel onderbenut: Teams reserveren zalen voor acht tot tien personen. In werkelijkheid zitten er vaak maar drie of vier in de ruimte, omdat de rest online inbelt via Zoom of Teams. Zo wordt veel vierkante meter verspild.

2. Werkplekken lijken tekort, maar zijn gemiddeld leeg: Op dinsdag en donderdag is er een gevoel van tekort, omdat iedereen tegelijk naar kantoor komt. Toch laten de cijfers zien dat gemiddeld minder dan 60% van de werkplekken wordt gebruikt. Het probleem is dus niet absolute capaciteit, maar ongelijke spreiding.

3. No-shows en mismatches bij reserveringen: Vergaderruimtes worden geboekt, maar de meeting gaat online door of wordt verplaatst. Daardoor lijkt alles vol, terwijl de feitelijke bezetting veel lager ligt. Dit zorgt voor frustratie bij medewerkers die denken dat er geen plek is.

4. Klachten die niet overeenkomen met de feiten: Medewerkers ervaren drukte en doen daarover uitspraken. Maar zonder data blijkt het gesprek lastig. Pas wanneer een diagnose zwart op wit laat zien hoe het zit, ontstaat er een objectieve basis om maatregelen te nemen.

Wat kun je doen met data?

Een diagnose is pas waardevol als deze leidt tot actie. Organisaties die hun bezettingsdata analyseren, kunnen betere beslissingen nemen en concrete verbeteringen doorvoeren.

1. Herberekenen van werkplekken per FTE

Met harde cijfers kan opnieuw worden berekend hoeveel werkplekken er nodig zijn per fulltime medewerker. Vaak blijkt dat er met minder werkplekken kan worden volstaan, mits ze slim verdeeld en ingericht zijn.

2. Aanpassen van vergaderruimten

Als data laat zien dat grote zalen structureel halfleeg blijven, kan een deel van de ruimte worden opgesplitst in kleinere vergaderplekken. Andersom kan een tekort aan huddle rooms worden opgelost door juist kleinere ruimtes toe te voegen.

3. Spreiden van kantoordagen

Met cijfers in de hand kan de organisatie teams stimuleren om hun kantoordagen beter te spreiden. Bijvoorbeeld door interne afspraken of door vergaderingen bewust niet alleen op dinsdag en donderdag te plannen.

4. Vastgoed en kosten optimaliseren

Bezettingsdata helpt bij grote beslissingen: zijn er écht minder vierkante meters nodig? Of kan een verdieping worden gesloten op rustige dagen? Zo kan de organisatie fors besparen op huur- en energiekosten.

Voorbeelden uit de praktijk

Case 1: onderwijsinstelling met 500 medewerkers

Bij een hogeschool zagen we het klassieke kameelpatroon:

• Dinsdag en donderdag: 95% bezetting, medewerkers klaagden over “nooit genoeg plekken”.

• Maandag en vrijdag: <40% bezetting, complete verdiepingen stonden leeg.

De data liet zien dat gemiddeld slechts 55% van de werkplekken in gebruik was. De oplossing lag niet in méér plekken, maar in betere spreiding en herindeling.

Case 2: internationale corporate

Een groot bedrijf kampte met klachten over vergaderzalen. Medewerkers ervoeren een chronisch tekort. Na drie maanden meten bleek dat grote zalen gemiddeld voor minder dan 50% gevuld waren, terwijl kleine vergaderruimten permanent vol zaten.

Door enkele zalen te splitsen en nieuwe huddle rooms te creëren, nam de tevredenheid toe en verdwenen de klachten.

Hoe werkt een werkplek-scan in de praktijk?

1. Installatie van sensoren: plug-and-play, geen bekabeling nodig.

2. Dataverzameling: drie maanden meten om pieken en dalen zichtbaar te maken.

3. Analyse: grafieken en rapportages tonen het kameelpatroon, no-shows en bezettingsgraden.

4. Advies: concrete aanbevelingen over werkplekken, vergaderruimten en vastgoedstrategie.

Het resultaat: een objectieve diagnose die het gesprek binnen de organisatie naar een ander niveau tilt. Discussies worden niet meer gevoerd op gevoel, maar op feiten.

De toekomst van kantoorbezetting

De kantoorkameel zal voorlopig niet verdwijnen. Hybride werken is een blijvende realiteit en medewerkers zullen hun kantoordagen blijven clusteren rond sociale en organisatorische behoeften.

Maar organisaties hebben wél de middelen om hier slim mee om te gaan. Met objectieve data en een flexibele kantoorstrategie kan de kameel worden getemd: pieken worden beter verdeeld, ruimtes efficiënter benut en kosten verlaagd.

Daarnaast opent data de deur naar innovatie:

• Dynamische reserveringssystemen die zich aanpassen aan werkelijke bezetting.

• Predictive analytics die voorspellen hoe druk het kantoor wordt.

• Slimme koppelingen met HR- en facilitysystemen voor integraal inzicht.

De kameel blijft, maar hij hoeft geen last te zijn. Met de juiste aanpak kan hij een gids worden naar een slimmer, duurzamer en prettiger kantoor.

Conclusie

De di/do-economie en het kameelpatroon zijn herkenbare fenomenen in vrijwel elke organisatie. Ze leiden tot piekbelasting op sommige dagen en lege ruimtes op andere. Dit veroorzaakt klachten bij medewerkers en inefficiënt gebruik van dure vierkante meters.

De sleutel ligt bij meten. Met sensoren en data ontstaat een objectief beeld dat losstaat van anekdotes en persoonlijke indrukken. Binnen drie maanden kan elke organisatie een diagnose stellen en concrete verbeteringen doorvoeren.

De opbrengsten zijn groot: hogere medewerkerstevredenheid, lagere kosten en slimmere vastgoedkeuzes. De kameel mag dan deel uitmaken van de natuurlijke habitat van het Nederlandse kantoor, hij hoeft geen probleem te zijn. Meten is weten – en met de juiste inzichten wordt de kantoorkameel een beheersbare realiteit.