In een innovatief gebied zoals de Smart campus en Smart buildings beginnen veel initiatieven als pilotprojecten. Zoals je misschien weet, komen veel smart campus-initiatieven echter niet verder dan een pilotfase. Waarom is dat? Wat kenmerkt een succesvolle pilot? Laten we dieper ingaan op wat wij zien als de cruciale succesfactoren voor een goede pilot.
Bart Valks
Het pilotdoel afleiden uit een groter doel
Laten we beginnen met de vraag: wat is een pilot? Een pilot is de implementatie van een systeem op een klein deel van de organisatie, met de bedoeling het systeem in de hele organisatie te implementeren. Het doel van de pilot is om te bepalen of het systeem hiervoor geschikt is. In het geval van PLEQ is dit bijvoorbeeld een instelling voor hoger onderwijs die wil bepalen of ons Occupancy Data Platform geschikt is om een hogere ruimte-efficiëntie te bereiken.
Dit is een waardevolle manier van denken. Het maakt niet alleen je pilotdoel duidelijk, het doet dat ook in de context van je uiteindelijke doel. Dat zou je moeten aanzetten om na te denken over hoe je van hier naar je uiteindelijke doel komt.
Het definiëren van de business case en het bepalen van ROI
Nadat je je projectdoel hebt gekoppeld aan een groter doel, moet je ook een duidelijke definitie hebben voor de business case voor real-time meten van ruimtegebruik voor je organisatie. Je weet wat je potentiële kostenbesparingen zijn als je de ruimte 10 of 20 procent efficiënter kunt gebruiken. Met behulp van de prijsinformatie van de pilot kun je ook inschatten wat de kosten zouden zijn van een portefeuille-brede uitrol, waardoor je nu een veel preciezere businesscase hebt.
Tijdens de pilot blijf je je businesscase verfijnen, omdat je de volledige dataverzameling tijdens de pilot kunt verwerken! In de loop van 3 tot 6 maanden verzamel je gegevens over gemiddelde bezetting en benutting van duizenden activiteiten, evenals het verschil tussen gepland en daadwerkelijk gebruik. Voor de pilot gokte je hoe veel efficiënter je ruimtegebruik zou kunnen zijn; Nu heb je de gemiddelde bezettings- en benuttingsgraad voor duizenden activiteiten. Aan het einde van de pilot weet je precies welke potentiële kostenbesparingen je aan het management kunt rapporteren.
Je scope kiezen
Nadat we ons doel en onze businesscase hebben bepaald, moeten we een geschikte scope kiezen. Hoe groot moet een pilot zijn om te bepalen of de oplossing geschikt is? Voor een pilot is ongeveer 10 kamers in verschillende gebouwen en kamertypes een uitstekend startpunt. Dit geeft inzicht in hoe de sensoren onder verschillende omstandigheden functioneren en welke varianten van installatie je kunt tegenkomen. Daarnaast geeft dit aantal kamers een goed eerste inzicht in het ruimtegebruik op portefeuilleniveau.
Of, nog beter: je kunt misschien zelfs je scope bepalen op basis van een kleinere, specifiekere businesscase, en de data van de pilot gebruiken om al beslissingen te nemen! Misschien kun je gegevens verzamelen in meerdere grote collegezalen om aan te tonen dat je in de eerste weken van het semester geen extra collegezaalruimte hoeft te huren. Als je al beslissingen kunt nemen op basis van je pilotscope, heb je misschien direct de investering in je pilotproject terugverdiend!
Project- and procesmanagement
Zorg ervoor dat je een strak gestructureerd proces hebt voordat je een pilot start. Dit betekent: alle betrokken stakeholders weten welke stappen worden genomen en wanneer, van begin tot eind. Ze weten hoe je de oplossing gaat evalueren, op welke tijden de evaluaties plaatsvinden en wat de volgende stappen zijn na afronding van de pilot.
Een pilotproject doen is ook een kans om je projectmanagement voor smart campusprojecten in te richten. Je krijgt uitstekend inzicht in hoe de planning verloopt, waar de risico's liggen en wat er intern georganiseerd moet worden voor de installatie, kalibratie en evaluatie zodra de oplossing live is. Vooral als je van de afdeling Vastgoedbeheer komt en je ervaring vooral ligt in bouwprojecten, raden we aan om extra aandacht te besteden aan deze aspecten in een pilotproject en de lessen in de toekomst te gebruiken voor soortgelijke projecten.
Draagvlak creëren
Zodra de oplossing live is, kun je beginnen met het creëren van draagvlak! Het is essentieel om de pilot te gebruiken om interne belanghebbenden kennis te laten maken met de technologie. Dit kunnen allerlei belanghebbenden zijn – van de Directeur Vastgoed tot roosterteams, en van een faculteitsdecaan tot een docent. Met de reikwijdte zoals gedefinieerd in deze blog, heb je de mogelijkheid om hun input zonder verplichtingen te verzamelen en hen te laten zien wat de potentiële waarde is van deze aanpak voor de hele campus. Als iedereen bijdraagt en moeite doet, kan de organisatie aanzienlijke middelen vrijmaken die opnieuw in het primaire proces kunnen worden geïnvesteerd!
Denk je na over hoe je je pilotproject gaat structureren? Laat een bericht achter via info@pleqcampus.nl.
