De Universiteit van Warwick heeft samengewerkt met Pleq aan een drie maanden durende pilot om te testen hoe bezettingsdata het begrip van het gebruik van onderwijsruimten kunnen verbeteren. De pilot heeft een 97% sensornauwkeurigheid aangetoond in onderwijszalen en betrouwbaar bewijs over aanwezigheids- en boekingspatronen geleverd. De gegevens, gecombineerd met de ervaring van het Pleq team, hebben Warwick geholpen met een sterkere businesscase en met het opbouwen van een voorstel voor het uitrollen van sensoren in meer leslokalen.

De uitdaging om het gebruik van onderwijszalen te optimaliseren

Door middel van digitale transformatie, en besluitvorming op basis van data en inzichten, hervormt de Universiteit van Warwick de manier waarop de universiteit haar campus, assets en onderhoud beheert. Als onderdeel van deze aanpak evalueert de Universiteit van Warwick hoe onderwijsfaciliteiten worden ingezet om aan veranderende behoeften te voldoen. Tijdens de pilot kreeg het Estates Management team een duidelijker begrip van de waarde van betrouwbare bezettingsinformatie voor toekomstige planning. De universiteit wilde een fundament van bewijs waarmee zowel algemene gebruikstrends als statistieken op lesniveau in individuele zalen zichtbaar zouden worden, zodat beslissingen over roostering, ruimtetoewijzing en toekomstige investeringen met meer vertrouwen konden worden genomen.

“Pleq hielp ons de technologie te valideren en verder te gaan dan dataverzameling om ons te richten op de beslissingen en uitkomsten die belangrijk zijn voor toekomstige ruimteplanning”

-Brett Plant, hoofd Estates Information and Systems

Het Pleq Occupancy data platform

In een drie maanden durende pilot testte de Universiteit van Warwick het Pleq Occupancy Data Platform uit om de benodigde inzichten te verkrijgen over haar onderwijszalen. Na een soepel installatie- en kalibratieproces werd het Occupancy Data Platform slechts een maand na goedkeuring voor het project gelanceerd. Gedurende drie maanden dataverzameling werden meer dan 10.000 live datapunten verzameld door de sensoren, resulterend in een dataset met bezettings- en benuttingspercentages van meer dan 500 lesuren. Voor elk lesuur werden ongeveer 20 sensormetingen gebruikt om het gebruik van de ruimte in die les te bepalen.

Vertrouwen winnen door sensornauwkeurigheid te testen

Aan het begin van de pilot voerde de Universiteit van Warwick regelmatig handmatige tellingen uit om de nauwkeurigheid van de sensorgegevens te valideren. Door handmatige tellingen te vergelijken met de dichtstbijzijnde sensormetingen, kon de universiteit prestaties testen onder echte onderwijsomstandigheden. De resultaten toonden een 97% nauwkeurigheid aan, wat het Estates Management team vertrouwen gaf in de betrouwbaarheid van de data. Dit was een belangrijk resultaat van de pilot, omdat het aantoonde dat bezettingsgegevens een geloofwaardige basis konden bieden voor operationele beoordeling en voor een bredere uitrolvoorstel.

 "Het behalen van 97% nauwkeurigheid gaf ons vertrouwen in de sensortechnologie en de data die onze ruimtebeheerbeslissingen ondersteunt."

-Matt Hoper, Manager Estate Data, Analytics en Insights

Inzicht in het gebruik van onderwijszalen

Het verzamelen van zeer nauwkeurige sensordata gedurende 3 maanden heeft inzichten opgeleverd die voorheen niet beschikbaar waren. Het meest opvallende hierin is dat de universiteit gedetailleerde inzichten heeft gekregen over de aanwezigheidspatronen gedurende het trimester. Bovendien leveren de sensorgegevens bezettingsgegevens om de 5 minuten, waardoor een dieper begrip van de ruimtebehoeften en reserveringen mogelijk wordt en betere planning mogelijk wordt.

De inzichten uit de pilot gaven Warwick een duidelijker inzicht in waar mogelijkheden kunnen liggen voor ruimteoptimalisatie, en boden tevens bewijs ter ondersteuning van een businesscase voor bredere sensorinzet, zodat ruimtegrootte en organisatiebehoefte beter op elkaar afgestemd kunnen worden.

"Pleq heeft ons het vertrouwen en bewijs gegeven dat we nodig hadden om bezettingssensoren in meer delen van de universiteit uit te voeren. Dit zal ons helpen een breder begrip van ruimtegebruik te ontwikkelen en weloverwogen beslissingen over ons vastgoed te ondersteunen."

- Sarah Butler, Space manager

Pilotbevindingen omzetten in een business case voor verder uitrol

De pilot heeft Warwick een sterkere bewijslast gegeven voor toekomstige ruimteplanning van de onderwijszalen. Gevalideerde bezettingsdata, ondersteund door de ervaring van het Pleq team, hebben de universiteit geholpen om een business case en voorstel te ontwikkelen voor het breder gebruik van bezettingssensoren in de onderwijszalen. De resultaten van het bestaande ruimtegebruik zijn aangevuld met mogelijkheden om het gebruik van de ruimten beter af te stemmen op de vraag, waaruit een potentiële verbetering van minstens 15% blijkt.

De bevindingen bieden hierdoor meer inzicht in de aanwezigheidspatronen, het boekingsgedrag en de afstemming tussen kamergrootte en aanwezigheid, wat beter geïnformeerde beslissingen over onderwijszalen binnen het vastgoed ondersteunt.

Als u meer informatie wilt en wilt zien hoe uw organisatie deze waarde kan ervaren in een drie maanden durende pilot, stuur dan een e-mail naar: hello@pleqcampus.nl